La società Dr. Privacy dal 2010 offre alle aziende pubbliche e private i suoi servizi specialistici in materia di sicurezza dei dati come la conservazione, digitalizzazione e distruzione certificata dei documenti, garantendo la massima serietà e riservatezza dei dati trattati e la protezione dei documenti originali, in conformità a quanto riportato nel vigente Regolamento sulla Privacy (GDPR).
Se le vostre necessità riguardano:
ü  recuperare gli spazi detenuti dagli archivi;
ü  avere la conoscenza del contenuto del vostro archivio;
ü  rintracciare e recuperare i documenti istantaneamente;
ü  disporre dei vostri documenti in formato PDF per un facile ed immediato riutilizzo;
ü  mettere in sicurezza l’archivio contro incendio, furto, sabotaggio;
ü  evitare la diffusione involontaria, dolosa o accidentale dei dati detenuti;
ü  impedire che i vostri dati dal contenuto riservato, personale e/o sensibile vengano consultati, copiati, trasmessi, rubati, persi, distrutti o utilizzati da un soggetto non autorizzato, violando quando contenuto nel vigente Regolamento sulla Privacy(GDPR) ed essere soggetti a sanzioni fino al 4% del fatturato aziendale;
ü  adeguare la vostra struttura ai principi dettati dal GDPR.
In tutti questi casi la Dr. Privacy, che opera nell’ambito delle più stringenti normative sulla privacy e sulla sicurezza aziendale, può risolvere le vostre esigenze certificando a norma di legge quanto svolto per i propri clienti e fornendo risultati immediati e definitivi.
Dall’entrata in vigore del GDPR le società hanno avuto l’obbligo ad una maggior cura e cautela nel trattamento dei propri documenti, al fine di evitare diffusioni involontarie di dati, riformulando i propri organigrammi in funzione di vari livelli autorizzativi e di responsabilità sui trattamenti dei dati.
La società Dr. Privacy è in grado di assumere, previo accordo scritto, il ruolo di “Responsabile del Trattamento” per conto dei propri clienti (Titolari del Trattamento) proponendosi, quindi, quale società specializzata nella risoluzione di tutte quelle problematiche derivanti da una erronea gestione degli archivi attraverso servizi “custom” che si adattino alle specifiche esigenze del cliente. Il personale Dr. Privacy, altamente qualificato ed assolutamente riservato, opera attraverso tecniche esecutive che garantiscono l’anonimato dei dati anche agli stessi operatori.
In allegato alla presente si riportano i vari livelli del servizio offerto, per ulteriori informazioni e approfondimenti potete contattarci al numero 800.455.999 o inviare una email all’indirizzo info@drprivacy.it
Servizio di Delocalizzazione Degli Archivi Cartacei, Conservazione e Restituzione Documentale su Supporto Informatico
Di seguito si riportano alcune proposte commerciali in relazione alle specifiche esigenze del cliente. Le tariffe sono state elaborate per faldone standard con dorso 8 cm ed un minimo di 25 Unità Documentali1 per faldone, 20 pagine a documento e tutte pagine con il retro bianco, per dare un prezzo chiaro, senza incognite, preventivabile con il solo numero dei faldoni e il numero dei mesi necessari per la conservazione.
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Servizi Accessori
I servizi accessori verranno contabilizzati in base alle richieste del cliente durante il rapporto contrattuale:
-      Ricerca ed estrazione di documenti originali dall’archivio cartaceo                   € 3,00 ad U.D.
-      Ritiro fisico presso Dr. Privacy dei documenti originali                                                   gratuito
-      Consultazione dei documenti presso i nostri uffici                                             gratuito
-      Spedizione di documenti originali fino a 5kg:                                                      € 8,00 a spedizione o multipli di 5 Kg
-      Ricollocazione fisica in archivio del documento al rientro                                  € 3,00 ad U.D.
-      Invio telematico di documento digitalizzato                                                       € 2,00 ad U.D.
-      Distruzione Certificata dell’archivio conforme al GDPR (DIN 66399)                  € 5,95 a Faldone
-      Riconsegna Archivio presso indirizzo definito dal cliente (prov. Roma)             € 2,00 a Faldone (min. 100 faldoni)
Spiegazione in dettaglio dei Servizi Proposti
Fase Preliminare e Ritiro della documentazione
ü  Sopralluogo tecnico espletato da un nostro responsabile con analisi macroscopica dell’attuale impostazione archivistica, definizione delle chiavi di ricerca, raccolta delle esigenze del cliente, configurazione del software di back-office a supporto del servizio da erogare, elaborazione di una proposta commerciale custom completa con la definizione dei costi e tempistiche di lavorazione.
ü  Presa in carico dei documenti previo ritiro con nostro personale e mezzi di trasporto. Inserimento dei faldoni e raccoglitori in appositi contenitori ignifughi. Etichettatura dei contenitori.
ü  Conferimento presso la nostra sede e allocazione delle scatole all’interno dell’area attrezzata per la lavorazione.
Registrazione dei documenti ed archiviazione
ü  Registrazione delle unità documentali sul software di gestione archivio per mezzo delle chiavi di ricerca concordate con il cliente.
ü  Applicazione dell’identificativo univoco ed anonimo in codice a barre su ciascuna unità documentale
ü  Invio al committente del report di inventario della documentazione ritirata.
Digitalizzazione
ü  Estrazioni dei documenti preregistrati ed etichettati dai faldoni.
ü  Eliminazione degli elementi aggregativi come punti metallici, attaches, rilegature, etc.
ü  Rimozione piegature e predisposizione dei documenti per l’inserimento negli scanner.
ü  Acquisizione ottica degli originali cartacei, fino al formato A3 incluso, per mezzo di scanner professionali rotativi e creazione di file PDF (minimo 300 dpi B/N). L’acquisizione può essere effettuata a richiesta con la funzione OCR in modo da creare file PDF editabili e con funzione di ricerca dei testi contenuti nel documento.
ü  Verifica puntuale sulla qualità delle immagini acquisite ed eventuale ripetizione della scansione.
ü  Pulizia delle immagini e correzione del contrasto per evitare la perdita di dati.
ü  Pulizia a mezzo di software delle pagine interamente bianche.
ü  Rotazione automatica, delle immagini in senso di lettura attraverso uno specifico software che riconosce l’orientamento del testo.
ü  Ricomposizione del faldone originario senza ri apposizione degli elementi di aggregazione fisica precedentemente eliminati.
ü  Indicizzazione dei file e salvataggio su supporto informatico rigido (DVD o Pen Drive).
ü  Consegna del supporto con software di ricerca dei file indicizzati e collegamento ipertestuale per apertura dei file a valle della ricerca.
Conservazione
ü  Allocazione delle scatole, debitamente etichettate sulle nostre scaffalature per la conservazione.
ü  Registrazione sul software gestionale della posizione delle scatole per una successiva eventuale ricerca
Condizioni generali
a)       La locazione cesserà a seguito di disdetta da parte del committente da comunicare entro 60 giorni dalla data di fine servizio.
b)       Tutti i corrispettivi sono da intendersi in Euro e I.V.A. vigente esclusa e saranno applicati sulle prestazioni effettivamente erogate;
c)       Sono escluse tutte le imposte e tasse che dovessero essere corrisposte in applicazione di disposizioni di Legge emanate anche dopo l’accettazione della presente;
d)       Il servizio sarà garantito nel rispetto del D.Lgs. N°196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, della Norma EN DIN 66399, del D.Lgs. N°152/2006 “Testo Unico Ambientale”, del D.Lgs. N° 4/2008 e del SISTRI e della normativa UE 2016/679, Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo (GDPR)
e)       Verrà firmato un accordo con il committente, Titolare del Trattamento, e la Dr. Privacy per il conferimento dell’incarico di Responsabile del Trattamento in accordo al citato GDPR
f)        Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro di Roma. [contact-form-7 id="9"]

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