Digitalizzazione e Conservazione archivio cartaceo

Dal 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Nuovo Regolamento Europeo in materia di trattamento dei dati personali (GDPR).

Il regolamento rappresenta una rivoluzione nell’ambito della privacy, soprattutto nell’ambito delle attività lavorative.

Sono, infatti, state introdotte nuove figure professionali (come il Data Protection Officer) e presi in considerazione scenari progettuali che devono rispettare sin dall'inizio l'impostazione di un'attività di trattamento. Per poter realizzare le modifiche organizzative richieste dal regolamento occorre mettere in atto un’articolata serie di attività, cautelandosi così contro il rischio di commettere illeciti ed essere, quindi, pesantemente sanzionati (fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato).

Ogni società che tratta dati personali (ad esempio quelli dei propri dipendenti o derivanti semplicemente da contatti) è obbligata ad adempiere alla normativa sulla tutela della privacy fin dalla fase di ideazione di un processo o di un servizio aziendale che preveda l’uso di sistemi informatici o cartacei per il trattamento del dato (Privacy by design).

Il GDPR impone alle aziende che i dati personali, raccolti attraverso la compilazione di form o tramite la registrazione su piattaforme informatiche o cartacee (anche in momenti successivi), debbano essere trattati nell’ambito di un percorso ben definito dalla policy aziendale che ne regoli la diffusione e la divulgazione (Privacy by default).

Vi è poi l’obbligo per le aziende della tenuta di registri al fine di verificare che i sistemi, le applicazioni e, in generale, tutte le tecnologie informatiche e cartacee che raccolgono e processano i dati siano realmente a norma con le nuove disposizioni (Data Protection Impact Assessment); nonché l’obbligo di regolare tutti i rapporti relativi al Titolare del trattamento e a tutte le figure operative che hanno accesso ai dati (Responsabili, DPO, Incaricati ecc.).

Perché distruggere i documenti?
Per aumentare la privacy in ufficio e la sicurezza dei dati trattati, cosi da evitare il rischio di diffusione involontaria degli stessi, e di incorrere nelle sanzioni previste dal GDPR (fino al 4% del proprio fatturato annuale) e/o richieste di risarcimento.

Perché distruggere hard disk?
Perché la semplice formattazione o cancellazione della memoria non è più sufficiente. La distruzione fisica è la soluzione più sicura ed efficace.

Perché distruggere carte di credito?
Per eliminare il rischio di contraffazione, di clonazione, e di furti.

Come avviene la distruzione?
Tramite distruttori certificati a Norma EN-DIN 66399.

Come acquistare il servizio?
Tramite il nostro sito www.drprivacy.it o richiedendo un preventivo a info@drprivacy.it o contattando il nostro numero verde 800 455 999.

Come pagare il servizio?
Tramite carta di credito e/o bonifico.

Come avviene il ritiro del materiale da distruggere?
Il nostro personale specializzato effettuerà il ritiro direttamente presso la vostra sede.

Dopo il ritiro cosa avviene?
Il materiale verrà sottoposto a distruzione certificata in piccoli frammenti, e successivamente verrà avviato al normale processo di macero e riciclo.

Ricevo la fattura per il servizio?
Sì, viene emessa fattura.

Ricevo la certificazione di avvenuta distruzione?
Sì, successivamente l’intervento.

Ricevo il F.I.R. formulario identificazione dei rifiuti?
Sì, successivamente l’intervento, ed entro 90 giorni (come previsto dal D.LGS. 152/2006 -22/97).

I miei dati sono al sicuro?
Sì, grazie alle nostre procedure di sicurezza e certificate Eurocert 27001.

Fase Preliminare e Ritiro della documentazione.

Sopralluogo tecnico espletato da un nostro responsabile con analisi macroscopica dell’attuale impostazione archivistica, definizione delle chiavi di ricerca, raccolta delle esigenze del cliente, configurazione del software di back-office a supporto del servizio da erogare, elaborazione di una proposta commerciale custom completa con la definizione dei costi e tempistiche di lavorazione.
Presa in carico dei documenti previo ritiro con nostro personale e mezzi di trasporto. Inserimento dei faldoni e raccoglitori in appositi contenitori ignifughi. Etichettatura dei contenitori.
Conferimento presso la nostra sede e allocazione delle scatole all'interno dell’area attrezzata per la lavorazione.

Registrazione dei documenti ed archiviazione.

Registrazione delle unità documentali sul software di gestione archivio per mezzo delle chiavi di ricerca concordate con il cliente.
Applicazione dell’identificativo univoco ed anonimo in codice a barre su ciascuna unità documentale
Invio al committente del report di inventario della documentazione ritirata.

Digitalizzazione

Estrazioni dei documenti pre-registrati ed etichettati dai faldoni.
Eliminazione degli elementi aggregativi come punti metallici, attaches, rilegature, etc.
Rimozione piegature e predisposizione dei documenti per l’inserimento negli scanner.
Acquisizione ottica degli originali cartacei, fino al formato A3 incluso, per mezzo di scanner professionali rotativi e creazione di file PDF (minimo 300 dpi B/N). L’acquisizione può essere effettuata a richiesta con la funzione OCR in modo da creare file PDF editabili e con funzione di ricerca dei testi contenuti nel documento.
Verifica puntuale sulla qualità delle immagini acquisite ed eventuale ripetizione della scansione.
Pulizia delle immagini e correzione del contrasto per evitare la perdita di dati.
Pulizia a mezzo di software delle pagine interamente bianche.
Rotazione automatica, delle immagini in senso di lettura attraverso uno specifico software che riconosce l’orientamento del testo.
Ricomposizione del faldone originario senza ri-apposizione degli elementi di aggregazione fisica precedentemente eliminati.
Indicizzazione dei file e salvataggio su supporto informatico rigido (DVD o Pen Drive).
Consegna del supporto con software di ricerca dei file indicizzati e collegamento ipertestuale per apertura dei file a valle della ricerca.

Conservazione

Allocazione delle scatole, debitamente etichettate sulle nostre scaffalature per la conservazione.
Registrazione sul software gestionale della posizione delle scatole per una successiva eventuale ricerca.

Distruzione Certificata o restituzione finale

Distruzione massiva dei documenti a mezzo di distruttori conformi alla normativa EN-DIN 66399 livello P-2 su regia del committente, che comunicherà in forma scritta i codici delle scatole da macerare.
Rilascio della documentazione ambientale comprovante il corretto avvio al recupero dei rifiuti in conformità delle normative ambientali.
Rilascio della dichiarazione dell’avvenuta distruzione a norma.
In alternativa alla distruzione verrà trasferito l’intero archivio cartaceo all'indirizzo comunicato dal cliente con nostro personale e mezzi di trasporto.